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如何设置已签署完成的合同自动归档至指定文件夹中?
最后更新于 2024/02/01   阅读数 189

适用场景:企业需要对已完成签署的合同自动归档到对应的文件夹中,如:销售类型的合同,自动归档到销售的文件夹中,人事类型的合同,自动归档到人事的文件夹中。

设置智能归档的步骤:

第一步:点击【归档设置】→【创建归档规则】

第二步:您可以根据您的实际业务情况,将您需要归档的合同(无论是电子合同还是纸质合同),设置对应的归档位置以及归档条件,当合同成功完成签署后,将该合同指定放在对应文件夹中。

  • 电子合同归档条件:

  1. 成员/部门

  2. 指定模版创建

  • 纸质合同归档条件:

  1. 指定时间

  2. 成员/部门上传

第三步:完成配置,合同完成签署后,可自动归档至对应的文件夹中

特别说明:

1、如您企业在【签署】模块中的文件夹规则中,有设置对应的文件夹规则

且 您有开启【同步签署文件夹至已归档合同】的功能,则系统会默认取您在签署模块的文件夹规则,在归档模块中的智能归档功能则无法对电子合同进行归档;仅可以针对纸质合同进行智能归档。

2、需要提前设置合同自动归档

点击【文件夹设置】→【自动归档】,设置了合同自动归档后,可以当电子合同签署完成后,系统可以自动归档。

PS:

如果设置的是手动归档,则合同会先进入【待归档签署任务】中,需要手动进行归档后,合同才会进入到对应的文件夹中。

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设置智能归档的步骤:

特别说明: