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如何将已归档的合同生成合同台账记录?
最后更新于 2024/04/26   阅读数 723

适用场景:希望可以直接将合同模中填写的字段信息,直接导出合同管理台账中,让企业更好的实现合同管理;

功能描述:法大大归档功能,支持从合同的模板控件中,自动提取字段信息,并自动归档到指定的合同分类下,实现自动生成智能台账的能力。

应用场景:

企业各个区域均有销售合同,希望当销售合同签署完成后,各个区域的合同可以自动归档到对应区域的文件夹中,并且将合同中的关键信息:如相对方企业名称、合同金额等提取出来成为合同台账,便于企业管理。

一、如何创建自定义台账?

第一步:创建台账字段分类

点击【台账设置】→【分类设置】,创建您所需要的台账分类;如:人事合同的分类/采购合同分类等。

第二步:创建合同字段库

创建好合同字段分类后,需要在该分类下,关联上您所需要填写合同的字段,您也可以直接创建新的字段;

目前字段分类支持三种形式添加字段:

  1. 从字段库选择

  2. 自定义添加

  3. 从电子合同的合同模版添加(如果选择从合同模版中添加,则当该合同模版成功签署完成后,该信息会直接抽取出来)

创建完毕后,该分类会关联对应的字段。

在分类这里,会出现刚刚创建好的字段分类。

第三步:设置自定义字段

点击【已归档合同】,点击【设置字段内容】按钮,选择【台账字段】

在台账字段中,选择您需要针对该份合同所填写的台账分类

针对该台账分类下的字段进行填写即可。

第四步:查看已归档合同的台账

点击【已归档合同】,可以从台账报表里点击【设置表头】,选择对应的字段分类,进行展示即可,

二、如何创建台账记录?

第一步:点击【台账记录】→【创建台账】

第二步:设置对应的台账名称以及合同提取范围。

合同提取范围指的是:系统会对该文件夹下的合同进行台账字段的抽取。

提取字段指的是:

  • 系统字段:系统默认的合同字段信息

  • 分类字段:用户可自定义创建的合同台账信息。  

第三步:查看对应台账记录信息

当台账状态为:处理完成后,就代表系统已经抽取了台账信息到台账列表中了,您可以点击【台账数据】,进行查看。

第四步:查看/导出台账信息

点击对应台账记录,点击【更多】→【导出】即可将合同台账内容导出到电脑本地


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本篇目录

一、如何创建自定义台账?

第一步:创建台账字段分类

第二步:创建合同字段库

第三步:设置自定义字段

第四步:查看已归档合同的台账

二、如何创建台账记录?

第一步:点击【台账记录】→【创建台账】

第二步:设置对应的台账名称以及合同提取范围。

第三步:查看对应台账记录信息

第四步:查看/导出台账信息