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如何提取合同模板的填写内容,并自动归档到指定文件夹?
最后更新于 2024/04/19   阅读数 74

适用场景:希望可以直接将合同模中填写的字段信息,直接导出合同管理台账中,让企业更好的实现合同管理;

功能描述:法大大归档功能,支持从合同的模板控件中,自动提取字段信息,并自动归档到指定的合同分类下,实现自定义合同台账、自动台账生成的能力。

应用场景:

企业各个区域均有销售合同,希望当销售合同签署完成后,各个区域的合同可以自动归档到对应区域的文件夹中,并且将合同中的关键信息:如相对方企业名称、合同金额等提取出来成为合同台账,便于企业管理。

第一步:设置自动归档的规则

1、设置合同自动归档

点击【文件夹设置】→【自动归档】,设置了合同自动归档后,可以当电子合同签署完成后,系统可以自动归档。

PS:

如果设置的是手动归档,则合同会先进入【待归档签署任务】中,需要手动进行归档后,合同才会进入到对应的文件夹中。

2、创建归档规则

3、创建归档条件

您可以根据您的实际业务情况,将您需要归档的合同(无论是电子合同还是纸质合同),设置对应的归档位置以及归档条件,当合同成功完成签署后,将该合同指定放在对应文件夹中。

  • 电子合同归档条件:

  1. 成员/部门

  2. 指定模板创建

  • 纸质合同归档条件:

  1. 指定时间

  2. 成员/部门上传

第二步:配置智能台账设置

方式一:选择电子合同中的合同模中抽取字段

点击【字段库】→【从合同模板提取】

选择对应的合同模板,则当企业使用该合同模板完成签署的时候,就会提取该模板中的合同填写控件内容。

选择该模板中,需要添加到字段库的字段。添加后,可从【已归档合同】中提取字段内容作为台账的内容。

第三步:创建智能归档的台账分类

点击【分类设置】→【创建分类】,将字段库里的字段,创建为一个大的分类

在字段分类中,您可以:

  1. 从字段库中选择添加

  2. 自定义创建添加

  3. 从电子合同的合同模中添加

本文以关联电子合同的模板中添加,直接选择对应的合同模板即可。

第四步:使用对应的合同模发起并签署合同

设置好合同的填写控件,合同签署完成后,将会抽取该填写控件的信息。

第五步:合同签署完成后,将自动归档至对应的合同文件夹中

第六步:设置提取字段

在已归档合同中,找到完成签署的合同,点击【设置提取字段】

在这里,系统字段为:系统默认需填写的相关字段;台账字段为自定义的台账字段;

点击【台账字段】按钮,选择对应的台账分类(您这份合同所需抽取的台账分类),系统就会抽取电子合同中,需要抽取的填写控件的信息。

第七步:在合同台账中查看对应字段

点击【设置表头】,选择对应的字段分类,即可在台账中,将该字段的信息展现出来。

该份合同的台账报表信息就可以被成功抽取出来了。

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本篇目录

第一步:设置自动归档的规则

第二步:配置智能台账设置

第三步:创建智能归档的台账分类

第四步:使用对应的合同模板发起并签署合同

第五步:合同签署完成后,将自动归档至对应的合同文件夹中

第六步:设置提取字段

第七步:在合同台账中查看对应字段